Jak uzavřít skvělou smlouvu s partnerem pro IT zabezpečení?

Smlouvy se píší v dobrých dnech pro nadcházející špatné dny. Všichni doufáme, že nikdy nebudeme muset využít smluvního závazku protistrany. Nicméně dobře sepsané smlouvy mohou oběma stranám pomoci jasně pochopit obchodní dohodu, snížit množství neznámých rizik a zmírnit rizika již známá. To vede ke klidnějšímu chování a celkově pozitivnější spolupráci obou obchodních stran.

Jaké výhody přináší dobře sepsaná smlouva?

Dobře sepsaná smlouva s partnerem pro IT zabezpečení je pro podnik klíčová, protože slouží jako dokumentovaný záznam závazků pro obě strany, snižuje potenciální rizika a předchází konfliktům. Díky jasnému vymezení práv, odpovědností a povinností každé strany, dobře sepsaná smlouva zajišťuje, že podnik i partner pro vhodné IT zabezpečení, rozumí podmínkám smlouvy a souhlasí s nimi, což snižuje pravděpodobnost nedorozumění nebo sporů. Kromě toho taková smlouva pomáhá udržovat soulad s předpisy, podporuje spolupráci a komunikaci mezi stranami, generuje příjmy, zvyšuje provozní efektivitu a slouží jako rozšíření povědomí o značce a hodnotách společnosti. Celkově je dobře napsaná smlouva s partnerem v oblasti zabezpečení IT nezbytná pro vytvoření pevného základu obchodního vztahu, zajištění jasnosti, odpovědnosti a právní ochrany pro obě strany zapojené do partnerství.

10 nejdůležitějších faktorů, které by měly být obsaženy ve smlouvě o IT zabezpečení 

Pro zajištění úspěšného partnerství s vhodným kandidátem pro Vaše IT zabezpečení byste jako společnost měli ve smlouvě zvážit zahrnutí následujících klíčových faktorů:

1. Specifikace kvality: Zahrňte do smlouvy specifikace kvality, správné modely řízení smlouvy a výkonu a vhodný cenový model.

    

2. Dovednosti pro řízení změn: Zajistěte dostupnost správných dovedností pro řízení změn, abyste vytvořili povědomí o novém uspořádání a jeho přijetí.

    

3. Měření výkonnosti: Naplánujte si průběžné kontroly a umožněte dynamické řízení smlouvy a výsledků.

    

4. Efektivní pracovní vztahy: Vytvořte jasné komunikační kanály a spolupracujte s partnerem pro zabezpečení IT tak, abyste zajistili oboustranně výhodný vztah.

    

5. Struktury řízení: Zaveďte vhodnou strukturu správy pro své požadavky. 
   
   
6. Pravidelná a vhodná komunikace: Udržujte pravidelnou a vhodnou komunikaci mezi oběma smluvními stranami.

    

7. Rámce pro hlášení: Zaveďte rámce pro pravidelná hlášení, které budou poskytovat užitečné a pravidelné informace o dění ve společnosti.

    

8. Podněty a sankce: Zahrňte podněty, které dodavatele motivují k dosažení vyšší pracovní excelence a naopak vhodné sankce za jejich špatné výsledky.

    

9. Důvěrnost: Zahrňte do smlouvy doložku o důvěrnosti, která zajistí ochranu citlivých informací sdílených mezi stranami.

    

10. Právní aspekty a dodržování předpisů: Nechte si přezkoumat smluvní podmínky, včetně ochrany údajů, odpovědnosti a strategie ukončení, abyste zajistili jejich soulad s právními požadavky, a s požadavky na dodržování právních předpisů.

Zahrnutím těchto klíčových faktorů do smlouvy si můžete vytvořit pevný základ pro správné partnerství a zajistit jasnost, odpovědnost a právní ochranu pro obě smluvně zúčastněné strany.

Pozitivní způsob vyjednávání o smlouvách

Úspěšné vyjednávání o smlouvě vede ke zlepšení vztahů a snížení rizika pro obě strany. Mezi hlavní pravidla úspěšného vyjednávání o smlouvě pro udržení dobrých vztahů patří:

1. Poznejte své cíle: Jasně definujte své cíle a požadované výsledky vyjednávání o smlouvě, včetně klíčových podmínek a ustanovení, které jsou pro Vaši firmu nejdůležitější, BATNA (nejlepší alternativa k vyjednávané dohodě) a Váš hospodářský výsledek.

    

2. Efektivní komunikace: Vyjádřete jasně své zájmy a pochopte pohled druhé strany.

    

3. Vybudujte si důvěru: Navažte pozitivní vztah s druhou stranou tím, že budete transparentní, upřímní a poctiví.

    

4. Zaměřte se na zájmy, ne na pozice: Pochopte základní potřeby a zájmy obou stran a hledejte vzájemně výhodná řešení.

    

5. Buďte ochotni dělat ústupky: Buďte otevřeni kompromisům a zvažujte kreativní řešení, která uspokojí potřeby obou stran.

    

6. Zůstaňte přizpůsobiví a otevření: Buďte flexibilní a ochotní upravit svou strategii v závislosti na reakci druhé strany.

    

7. Vyhledejte odborné poradenství: V případě potřeby se obraťte na právní odborníky nebo zdroje, zejména v případě složitých smluv.

    

8. Praktikujte aktivní naslouchání: Pozorně naslouchejte obavám druhé strany a promyšleně reagujte.

    

9. Používejte strategie a techniky vyjednávání: Využívejte osvědčené vyjednávací strategie a techniky, jako je ukotvení, reciprocita a řízení emocí, abyste maximalizovali hodnotu a dosáhli příznivých výsledků.

Dodržováním těchto pravidel můžete vyjednat takovou smlouvu, která bude vyhovovat potřebám obou stran a zároveň zachová pozitivní a produktivní vztah.

Zdroje:

https://www.grosvenor.com.au/15-essential-attributes-that-successful-procurement-contracts-share/

https://mailchimp.com/resources/contract-negotiation/

https://www.linkedin.com/pulse/proven-contract-negotiation-strategies-success-volody-az9cf

https://www.sirion.ai/blog/contract-negotiation-strategies/

https://maven.com/articles/effective-negotiation-principles

https://www.pandadoc.com/blog/why-contracts-are-important/

https://bremerwhyte.com/news-thought-leadership/importance-business-contracts-alexander-giannetto/

https://juro.com/learn/purpose-of-a-contract

https://contiguglia.com/blog/7-reasons-why-a-written-contract-is-necessary/

https://www.concord.app/blog/case-for-contracts-7-reasons/